Vertretungsvollmacht: Umfang formulieren und richtig unterschreiben

Zuletzt aktualisiert am 23. September 2026

Wer eine Vertretungsvollmacht aufsetzt, muss zwei Stellen genau treffen: den Satz, der den Umfang der Vertretungsmacht benennt, und die Art, wie der Bevollmächtigte später unterschreibt. Eine Vollmacht wird nach § 167 Absatz 1 BGB durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Stelle erteilt, bei der vertreten werden soll. Nach § 167 Absatz 2 BGB braucht diese Erklärung grundsätzlich keine besondere Form. Entscheidend ist daher vor allem, dass der Umfang so klar formuliert ist, dass die Stelle erkennen kann, wozu der Bevollmächtigte berechtigt sein soll.

Einzelvollmacht, Gattungsvollmacht, Generalvollmacht: wie weit die Vertretungsmacht reicht

Der Umfang der Vertretungsmacht bestimmt, welche Rechtsgeschäfte der Bevollmächtigte nach § 164 Absatz 1 BGB mit Wirkung für den Vollmachtgeber vornehmen darf. Gebräuchlich sind drei Abstufungen. Sie unterscheiden sich nicht in der Form, sondern allein im Wortlaut des Umfangssatzes.

Je weiter der Umfang gefasst ist, desto eher verlangt die Gegenstelle einen zusätzlichen Nachweis. Für einen einzelnen Behördengang genügt regelmäßig die Einzelvollmacht; sie ist zugleich die Variante, bei der sich der Vollmachtgeber am wenigsten ausliefert. Höchstpersönliche Erklärungen wie die Eheschließung oder die Errichtung eines Testaments sind einer Vertretung von vornherein entzogen, unabhängig vom Wortlaut der Vollmacht.

Der Umfangssatz: Formulierungen, die eine Stelle nachvollziehen kann

Der Umfangssatz beantwortet drei Fragen in einem Satz: wer vertritt, wobei, und gegenüber wem. Fehlt eine dieser drei Angaben, muss die Stelle auslegen, und genau das führt zur Rückfrage.

• Person statt Rolle. „Herr Jens Kirchner, geboren am 3. März 1981“ trägt, „mein Sohn“ trägt nicht.
• Benannte Stelle statt Sammelbegriff. „gegenüber dem Jobcenter Bremen“ statt „gegenüber Behörden“.
• Handlungen aufzählen. Antragstellung, Akteneinsicht, Entgegennahme von Bescheiden und Abgabe von Erklärungen sind vier verschiedene Befugnisse und werden einzeln genannt.
• Grenze benennen. Ein Satz wie „Die Vollmacht berechtigt nicht zur Entgegennahme von Zahlungen“ schränkt wirksam ein und beruhigt die Gegenstelle eher, als dass er sie stört.
• Ende bestimmen. Entweder ein Datum, ein Ereignis („erlischt mit der Abholung“) oder der ausdrückliche Hinweis auf den jederzeitigen Widerruf nach § 168 Satz 2 BGB.

Unterlassen Sie Formulierungen, die den Umfang nur andeuten, etwa „in allen erforderlichen Angelegenheiten“. Was erforderlich ist, entscheidet dann die Stelle, und sie entscheidet es im Zweifel eng.

Mustertext für eine Vertretungsvollmacht

Der folgende Text deckt den häufigsten Fall ab: eine Gattungsvollmacht gegenüber einer benannten Stelle, mit Grenze und Widerrufsvorbehalt. Die Angaben in eckigen Klammern werden ersetzt, die übrigen Sätze bleiben unverändert stehen.

Legen Sie dem Bevollmächtigten eine Kopie Ihres Ausweisdokuments bei, wenn die Stelle Sie nicht persönlich kennt. Manche Stellen verlangen einen solchen Abgleich; fragen Sie im Zweifel vorher nach.

In Vertretung, im Auftrag, ppa.: wie der Bevollmächtigte unterschreibt

Unterschreibt der Bevollmächtigte mit seinem eigenen Namen ohne Zusatz, ist für den Empfänger nicht erkennbar, dass er in fremdem Namen handelt. Ergibt sich die Vertretung auch nicht aus den Umständen (§ 164 Absatz 1 Satz 2 BGB), wird er nach § 164 Absatz 2 BGB selbst aus dem Geschäft verpflichtet; dass er eigentlich nicht im eigenen Namen handeln wollte, bleibt unberücksichtigt. Der Zusatz vor der Unterschrift ist deshalb kein Formalismus, sondern der Punkt, an dem die Vertretung sichtbar wird.

Gesetzlich geregelt ist nur, dass der Prokurist mit einem die Prokura andeutenden Zusatz zeichnet (§ 51 HGB) und der Handlungsbevollmächtigte mit einem Zusatz, der das Vollmachtsverhältnis ausdrückt (§ 57 HGB). Zwischen i. V. und i. A. entscheidet nicht der Buchstabe, sondern die erteilte Vollmacht: Wer nach dem Vollmachtstext eigene Erklärungen abgeben darf, unterzeichnet i. V. Wer lediglich ein bereits unterschriebenes Schreiben einreicht, ist Bote und braucht überhaupt keine Vollmacht. Setzen Sie den Zusatz vor den eigenen Namen und führen Sie darunter den Namen des Vollmachtgebers, damit beide Seiten aus dem Schriftstück hervorgehen.

Vertretungsvollmacht im Unternehmen: Handlungsvollmacht und Prokura

Im geschäftlichen Bereich ist der Umfang der Vertretungsmacht nicht frei formulierbar, sondern in Teilen gesetzlich vorgezeichnet. Die Prokura ermächtigt nach § 49 Absatz 1 HGB zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt; für die Veräußerung und Belastung von Grundstücken braucht der Prokurist nach § 49 Absatz 2 HGB eine besondere Befugnis. Sie wird nach § 53 HGB zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet.

Die Handlungsvollmacht nach § 54 HGB bleibt darunter: Sie deckt die Geschäfte ab, die der Betrieb eines derartigen Handelsgewerbes oder die Vornahme derartiger Geschäfte gewöhnlich mit sich bringt; für die Veräußerung oder Belastung von Grundstücken, die Eingehung von Wechselverbindlichkeiten, die Aufnahme von Darlehen und die Prozessführung muss die Befugnis besonders erteilt sein (§ 54 Absatz 2 HGB). Für eine GmbH gilt daneben, dass der Geschäftsführer als organschaftlicher Vertreter nach § 35 GmbHG handelt; eine Vollmacht braucht er dafür nicht, wohl aber jede andere Person, die für die Gesellschaft handeln soll, ohne Geschäftsführer oder Prokurist zu sein. Eine schriftliche Vertretungsvollmacht neben Prokura oder Handlungsvollmacht ist dort sinnvoll, wo ein einzelnes Geschäft zweifelsfrei zugeordnet werden muss, etwa bei einem Vertragsabschluss, den der Vertragspartner später belegt haben will.

Vollmacht für Behörden und Ämter: was die Stelle zusätzlich verlangt

Im Verwaltungsverfahren kann sich jeder Beteiligte nach § 14 Absatz 1 Satz 1 VwVfG durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen; die Behörde kann nach § 14 Absatz 1 Satz 3 VwVfG den schriftlichen Nachweis der Vollmacht verlangen. Für Jobcenter und andere Sozialleistungsträger steht die entsprechende Regelung in § 13 Absatz 1 SGB X; für die Familienkasse gilt beim Kindergeld nach dem Einkommensteuergesetz § 80 AO. Was darüber hinaus verlangt wird, unterscheidet sich je Verfahren.

• Gericht: Die Prozessvollmacht ist nach § 80 ZPO schriftlich zu den Gerichtsakten zu reichen.
• Grundbuchamt: Erklärungen, auf die eine Eintragung gestützt wird, sind nach § 29 Absatz 1 GBO durch öffentliche oder öffentlich beglaubigte Urkunden nachzuweisen. Eine privatschriftliche Vollmacht genügt dort nicht.
• Einseitige Erklärungen: Kündigt oder widerruft der Bevollmächtigte, kann der Empfänger die Erklärung nach § 174 Satz 1 BGB unverzüglich zurückweisen, wenn keine Vollmachtsurkunde im Original vorliegt.
• Vorlage im Original: Wer sich auf eine ausgehändigte Vollmachtsurkunde beruft, sollte sie mitführen; § 172 Absatz 1 BGB knüpft den Vertrauensschutz des Dritten an die Vorlage dieser Urkunde.

Auf dieser Website sind die Anforderungen einzelner Stellen gesondert beschrieben, etwa für das Amtsgericht, das Jobcenter und die Familienkasse.

Handschriftlich, per E-Mail oder notariell: welche Form erforderlich ist

Eine Vertretungsvollmacht darf handschriftlich verfasst sein; § 167 Absatz 2 BGB stellt sie von der Form frei, die für das vertretene Geschäft gilt. Eine handschriftliche Vollmacht ist damit wirksam, solange der Inhalt bestimmt ist. Ist die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben, verlangt § 126 Absatz 1 BGB die eigenhändige Namensunterschrift des Vollmachtgebers; die Textform nach § 126b BGB, zu der eine Vollmacht per E-Mail zählt, genügt dann nicht.

Eine notarielle Beglaubigung betrifft nicht den Inhalt, sondern die Echtheit der Unterschrift; sie ist in § 129 BGB geregelt und wird vor allem dort verlangt, wo das Grundbuch oder das Handelsregister berührt ist (§ 29 GBO, § 12 Absatz 1 HGB). Für die Frage, welche Angaben eine Vollmacht enthalten muss, damit eine Stelle sie annimmt, sind die Anforderungen an eine Vollmacht gesondert dargestellt.